Na casa de máquinas de um prédio, um técnico de climatização de jaqueta de trabalho azul-marinho caminha e conversa com a gerente de facilities do cliente, de blazer escuro, passando por um grande chiller e uma fileira de bombas.

Orçamentos de serviço · Contratos de manutenção · Faturas de serviço

De uma pendência na cobertura ao pagamento integral.

Uma deficiência que seu técnico registrou na ronda, ou um ano de rondas para um prédio inteiro: os dois recebem preço uma vez, num Orçamento de serviço. A equipe de facilities do cliente aprova pelo link enviado por e-mail, o sinal pode entrar antes de você encomendar as peças, e a Fatura de serviço reaproveita as mesmas linhas quando o equipamento volta a operar.

Em breve Garanta acesso antecipado
Acompanhe um reparo até o pagamento

Da pendência ao pagamento

Uma serpentina, um só registro, do primeiro orçamento até o pagamento final.

Na ronda de outubro, seu técnico encontrou a serpentina do condensador do RTU-07 suja e os filtros da cobertura leste vencidos. Siga o reparo no próprio registro: cada linha com preço definido uma única vez, sem redigitação, e nada vai para o seu cliente antes de você enviar.

Onde tudo começou: a pendência da ronda de outubro

  1. Precifique o reparoUma limpeza profunda da serpentina do condensador com as aletas penteadas, um jogo de filtros para os quatro rooftops da cobertura leste e uma verificação do equipamento depois que ele volta a funcionar. Cada linha tem preço fixo — ou fica por hora, quando é a cobertura que decide quanto tempo o trabalho vai levar.
  2. Envie o Orçamento de serviçoPor e-mail, a equipe de facilities vê cada linha com o seu preço e o sinal solicitado, se houver. Pedir aprovação é opcional: num serviço pequeno, num prédio que você já atende, você pode dispensar essa etapa e mandar o serviço direto para o Cronograma de manutenção.
  3. A equipe de facilities aprovaSeja no celular, no próprio prédio, seja no computador da sede, o cliente aprova o Orçamento de serviço ou o recusa, informando o motivo. Você vê o momento em que ele foi aberto e a resposta dada.
  4. Um sinal antes das peçasTambém opcional, e escolhido a cada serviço: um valor fechado ou uma porcentagem do total. Se você pedir sinal, o serviço permanece no status Aguardando sinal e muda para Agendado assim que o cliente paga.
  5. Inicie o trabalhoNa cobertura, toque em Iniciar trabalho. A equipe de facilities recebe um e-mail avisando que o trabalho no RTU-07 começou.
  6. Dê o serviço por concluídoSerpentina limpa, aletas penteadas, filtros instalados, equipamento funcionando: toque em Concluir. O cliente é avisado por e-mail do fim do trabalho, e a Fatura de serviço surge já preenchida, linha por linha.
  7. A Fatura de serviço, montada com as mesmas linhasAs três linhas são transferidas, menos o sinal já pago. Confira o total; um clique e ela é enviada.
  8. Pago integralmenteO pagamento do saldo entra na Fatura de serviço, e o cliente recebe um e-mail confirmando que você recebeu.

ServiçoRTU-07 · limpeza da serpentina e filtrosAshcombe Tower · Cobertura — leste Aguardando aprovaçãoAguardando sinalAgendadoEm andamentoConcluídoPago

DetalhesOrçamentoPagamentosFaturaHistórico

  • Limpeza profunda da serpentina do condensador e penteamento das aletas, RTU-07$480
  • Jogo de filtros, RTU-05 a RTU-08$360
  • Teste de funcionamento após a limpeza, registrado no equipamento$160
  • Sinal · 30%$300VencimentoPago
  • Saldo$700VencimentoPago
  • Subtotal$1,000
  • Sinal pago−$300
  • Saldo a pagar$700
Subtotal
$1,000
Sinal (30%)
$300
Saldo após o sinal
$700

Fatura de serviço · gerada a partir deste serviçoRevisar e enviarFatura de serviço · enviadaPago

Ilustração · cliente fictício · dados de exemplo. Preços conforme o mercado escolhido no cabeçalho da página.

Quando o saldo entra

Um agradecimento com o nome da sua empresa e a fatura paga em anexo.

Assim que seu cliente quita o saldo, sai um e-mail de agradecimento com o nome da sua empresa, levando em anexo a Fatura de serviço carimbada como paga — a via que o financeiro da administradora arquiva junto aos custos de manutenção do prédio. Abra o anexo como eles abririam.

De:
Sua empresa
Para:
Gerente de facilities · Ashcombe Property Group
Assunto:
Sua empresa - Pagamento recebido

Sua empresa

Paga

Olá,

Obrigado — o seu pagamento pela limpeza da serpentina e pelos filtros do RTU-07 na Ashcombe Tower foi recebido. A Fatura de serviço está totalmente quitada.

Data do pagamento
sex., 23 out.
Forma de pagamento
Cartão on-line
Valor pago
$700
Saldo restante
$0

Dúvidas sobre este pagamento? É só responder, e o escritório entra em contato.

Fatura de serviço · INV-2214RTU-07 · limpeza da serpentina e filtros

Faturar paraAshcombe Property GroupEmitidaqua., 21 out.

Ashcombe Tower · Cobertura — leste

  • Limpeza profunda da serpentina do condensador e penteamento das aletas, RTU-07$480
  • Jogo de filtros, RTU-05 a RTU-08$360
  • Teste de funcionamento após a limpeza, registrado no equipamento$160
  • Total$1,000
  • Sinal pago · cartão on-line · 16 out.−$300
  • Saldo pago · cartão on-line · 23 out.−$700
  • Saldo a pagar$0
Paga

E-mail de agradecimento e Fatura de serviço de exemplo · cliente fictício · valores na moeda do mercado do cabeçalho

Registro do serviço · opcional, você decide enviar

A serpentina antes, a serpentina depois e cada etapa na cobertura entre uma e outra.

Quando o técnico dá o serviço por concluído, o Registro do serviço está pronto: cada etapa como ele registrou, uma foto de antes e uma de depois, as peças instaladas e as horas no local. Deixe-o no registro do equipamento, ou envie à equipe de facilities quando ela pedir — ou sempre que achar que o trabalho merece ser visto. Nada o envia automaticamente, e a fatura nunca depende dele para sair.

  • Montado enquanto seu técnico registra o trabalho, sem nenhum relatório esperando no escritório
  • Sai apenas quando você envia: a pedido do cliente ou por decisão sua
  • Guardado no registro do equipamento de todo jeito, pronto para o próximo Relatório de disponibilidade

Aqui, o registro de um serviço; o do trimestre entra no Relatório de disponibilidade

Registro do serviçoRTU-07 · limpeza da serpentina e filtrosAshcombe Tower · Cobertura — leste · qua., 21 out. · D. OkaforPronto · não enviadoEnviado ao cliente · 15:52

A serpentina do condensador de um rooftop vista de perto, com as aletas entupidas de poeira, fiapos e folhas secas e amassadas em alguns pontos.
A mesma serpentina do condensador depois do serviço: limpa, com as aletas penteadas e as curvas de cobre à direita intactas.
AntesDepois
  1. Equipamento isolado, face da serpentina fotografada
  2. Serpentina limpa de dentro para fora, aletas penteadas
  3. Jogo de filtros instalado, RTU-05 a RTU-08
  4. Equipamento religado, teste de funcionamento registrado
Peças e materiais
Limpador de serpentina · pente de aletas · jogo de filtros × 4
Tempo no local
3 h 25 min

Observação do técnico A penugem das árvores junto à doca de carga entope esta serpentina todo verão — vale verificar a serpentina na ronda de junho.

Opcional · a pedido ou quando você quiserGuardar no registroEnviar ao cliente

Ilustração · cliente fictício · dados de exemplo

Contratos de manutenção

Um ano inteiro de rondas, numa só assinatura.

A manutenção de um prédio para o ano entra num único Orçamento de serviço — o Contrato de manutenção —, com preço e periodicidade próprios para cada tipo de visita. Com a aprovação do cliente, todas as rondas são aprovadas de uma vez e lançadas no Cronograma de manutenção.

  • Cada ronda é um registro próprio, com o preço do contrato e o protocolo de cada equipamento
  • Um chamado por quebra entre rondas, ou um reparo identificado durante uma delas, recebe orçamento e fatura em linhas separadas
  • Orçamentos e Faturas de serviço saem com o nome da sua empresa, prontos para imprimir ou salvar em PDF

Como o Cronograma de manutenção agenda isso

Orçamento de serviço · Contrato de manutençãoAshcombe Tower · o anoOrçamento de serviço aprovado

  • Rondas de manutenção trimestrais · todos os equipamentos4 rondas × $1,450
  • Verificação mensal de filtros e correias · fan coils12 visitas × $260
  • Trocas de estação · partida do resfriamento e troca para aquecimento2 visitas × $380

Aprovar este Contrato de manutenção aprova todas as rondas dele.

Ilustração · cliente fictício · dados de exemplo · cada periodicidade é você quem define

Pagamentos

Cartão on-line, ou as formas como as administradoras pagam no país do seu cliente.

Nas configurações, selecione na lista do seu país os meios de pagamento aceitos para seus clientes. Os dados bancários que você adicionar aparecem no e-mail enviado com a Fatura de serviço, para que quem cuida das contas numa administradora, numa rede de supermercados ou num hospital veja exatamente como pagar você.

Formas de pagamentoUS

Pagamento com cartão on-line · no lançamento

Formas deste país

  • Zelle
  • Venmo
  • Cash App
  • PayPal
  • Transferência ACH
  • Transferência internacional
  • Dinheiro
  • Cheque
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Square

A lista corresponde ao mercado escolhido no cabeçalho; no lançamento, o site vai se basear na sua localização.

Histórico

Cada passo do serviço, quem o deu e quando.

Cada ação fica registrada com o horário e o autor — você, o cliente ou o sistema. Assim, quando o financeiro da administradora pergunta o que foi aprovado e em que dia foi pago, a resposta já está na aba Histórico.

HistóricoRTU-07 · limpeza da serpentina e filtros

  1. VocêOrçamento de serviço enviado
  2. ClienteOrçamento aberto
  3. ClienteOrçamento de serviço aprovado
  4. SistemaSinal pedido
  5. ClienteSinal pago
  6. VocêTrabalho iniciado · cliente avisado
  7. VocêTrabalho concluído · cliente avisado
  8. ClienteSaldo pago · quitado
  9. SistemaConfirmação de pagamento enviada

Ilustração · cliente fictício · dados de exemplo

No mesmo registro

O trabalho que está por trás de cada linha faturada.

Perguntas

Sobre orçamentos, sinal e faturas

Isso já está disponível?

Ainda não. Orçamentos de serviço, Contratos de manutenção, sinais, Faturas de serviço e pagamentos registrados estreiam todos com a Frigalto no lançamento; cada cena aqui ilustra um cliente fictício.

A Fatura de serviço é enviada ao meu cliente automaticamente?

Não. Ela usa as linhas do próprio serviço, para nada ser digitado duas vezes, e seu cliente só a recebe depois que você confere e toca em enviar.

Posso receber um sinal antes de comprar as peças?

Sim, sempre que você quiser. Inclua no Orçamento de serviço um valor fechado ou uma porcentagem; o serviço fica em Aguardando sinal e só passa para Agendado depois que seu cliente paga.

Um único orçamento pode cobrir a manutenção de um prédio durante o ano?

Sim — esse é o Contrato de manutenção. Cada tipo de visita tem preço e periodicidade próprios, e uma única aprovação do contrato vale para todas as rondas dele.

Posso faturar um chamado por quebra ou um reparo encontrado numa ronda?

Sim. Lance no serviço o material e o tempo gasto; cada item se torna uma linha separada na Fatura de serviço, para seu cliente saber a que se refere cada cobrança.

Acesso fundador

Orce, conserte, receba — num só registro.

O acesso fundador está aberto a empresas de manutenção de climatização e refrigeração comercial antes do lançamento. Deixe seu nome e e-mail de trabalho; as novidades do lançamento vêm assim que um e-mail de confirmação tiver verificado o seu endereço.

Lançamento com 14 dias de teste grátis. Sem cartão.

Em breve Garanta acesso antecipado
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