Devis d’intervention · contrats de maintenance · factures d’intervention
D’un constat en toiture à une facture payée en totalité.
Une anomalie relevée par votre technicien pendant la tournée, ou une année de tournées pour tout un bâtiment : l’une comme l’autre se chiffre une fois, dans un devis d’intervention. Les services généraux de votre client l’approuvent depuis le lien reçu par e-mail, un acompte peut être réglé avant que vous ne commandiez les pièces, et la facture d’intervention reprend les mêmes lignes quand l’équipement est remis en service.
Du constat au paiement
Une batterie, un dossier, du premier devis au dernier paiement.
Lors de la tournée d’octobre, votre technicien a trouvé la batterie du condenseur du RTU-07 encrassée et les filtres de la toiture est à changer. Suivez la réparation dans son dossier : chaque ligne chiffrée une fois, jamais ressaisie, et rien ne part vers votre client avant votre envoi.
- Chiffrer la réparationUn nettoyage en profondeur de la batterie du condenseur avec redressage des ailettes au peigne, un jeu de filtres pour les quatre rooftops de la toiture est, et un contrôle de l’équipement une fois relancé. Chaque ligne reçoit un prix forfaitaire — ou facturez au temps passé quand c’est la toiture qui décide de la durée.
- Envoyer le devis d’interventionUn e-mail mène les services généraux à chaque ligne chiffrée et à l’acompte éventuel que vous demandez. Demander l’approbation est votre choix : pour un petit travail dans un bâtiment que vous suivez déjà, passez cette étape et l’intervention va directement dans le Planning de maintenance.
- Les services généraux approuventSur un téléphone depuis le site ou à un bureau du siège, votre client approuve le devis d’intervention ou le décline en indiquant un motif. Vous voyez le moment où il a été ouvert et la réponse donnée.
- Un acompte avant les piècesFacultatif lui aussi, et décidé intervention par intervention : un montant fixe ou un pourcentage du total. Si vous en demandez un, l’intervention reste En attente d’acompte et passe à Planifié dès que votre client paie.
- Démarrer le travailSur le toit, appuyez sur Démarrer le travail. Les services généraux reçoivent un e-mail indiquant que l’intervention sur le RTU-07 a commencé.
- Valider la fin des travauxBatterie nettoyée, ailettes redressées, filtres posés, équipement en marche : appuyez sur Terminer. Votre client reçoit un e-mail annonçant la fin des travaux, et la facture d’intervention s’affiche avec toutes ses lignes déjà en place.
- La facture d’intervention, à partir des mêmes lignesLes trois lignes sont reprises, déduction faite de l’acompte déjà réglé. Vérifiez le total ; un clic l’envoie.
- Payée en totalitéLe solde est enregistré sur la facture d’intervention et votre client reçoit un e-mail confirmant que vous l’avez bien reçu.
InterventionRTU-07 · nettoyage de batterie et filtresAshcombe Tower · Toiture — est En attente d’approbationEn attente d’acomptePlanifiéEn coursTerminéPayé
DétailsDevisPaiementsFactureHistorique
- Nettoyage en profondeur de la batterie du condenseur et redressage des ailettes, RTU-07$480
- Jeu de filtres, RTU-05 à RTU-08$360
- Contrôle de fonctionnement après nettoyage, consigné sur l’équipement$160
- Acompte · 30 %$300À payerPayé
- Solde$700À payerPayé
- Sous-total$1,000
- Acompte payé−$300
- Solde à payer$700
- Sous-total
- $1,000
- Acompte (30 %)
- $300
- Solde après acompte
- $700
Facture d’intervention · issue de cette interventionVérifier et envoyerFacture d’intervention · envoyéePayé
Illustration · client fictif · données d’exemple. Les prix suivent le marché choisi dans l’en-tête de la page.
Quand le solde est réglé
Un remerciement au nom de votre entreprise, facture acquittée jointe.
Dès que votre client règle le solde, un e-mail de remerciement au nom de votre entreprise part, avec en pièce jointe la facture d’intervention tamponnée payée — l’exemplaire que la comptabilité du groupe immobilier impute aux coûts de maintenance du bâtiment. Ouvrez la pièce jointe comme elle le ferait.
- De :
- Votre entreprise
- À :
- Responsable des services généraux · Ashcombe Property Group
- Objet :
- Votre entreprise - Paiement reçu
Votre entreprise
✓Payée
Bonjour,
Merci — votre paiement pour le nettoyage de la batterie et les filtres du RTU-07 à Ashcombe Tower nous est bien parvenu. La facture d’intervention est entièrement réglée.
- Date du paiement
- ven. 23 oct.
- Moyen de paiement
- Carte en ligne
- Montant payé
- $700
- Solde restant
- $0
Une question sur ce paiement ? Il suffit de répondre, et le bureau reviendra vers vous.
Facture d’intervention · INV-2214RTU-07 · nettoyage de batterie et filtres
Ashcombe Tower · Toiture — est
- Nettoyage en profondeur de la batterie du condenseur et redressage des ailettes, RTU-07$480
- Jeu de filtres, RTU-05 à RTU-08$360
- Contrôle de fonctionnement après nettoyage, consigné sur l’équipement$160
- Total$1,000
- Acompte payé · carte en ligne · 16 oct.−$300
- Solde payé · carte en ligne · 23 oct.−$700
- Solde à payer$0
E-mail de remerciement et facture d’intervention d’exemple · client fictif · montants dans la devise du marché choisi dans l’en-tête
Compte rendu d’intervention · facultatif, à vous de l’envoyer
La batterie avant, la batterie après, et chaque étape sur le toit entre les deux.
Quand le technicien valide la fin de l’intervention, son compte rendu est prêt : chaque étape telle que votre technicien l’a consignée, une photo avant et une photo après, les pièces posées et les heures sur site. Laissez-le au dossier de l’équipement, ou envoyez-le aux services généraux quand ils le réclament — ou dès que vous estimez que le travail mérite d’être montré. Rien ne l’envoie automatiquement, et la facture d’intervention n’est jamais retenue pour lui.
- Assemblé pendant que votre technicien consigne le travail : aucune rédaction n’attend au bureau
- Ne part que lorsque vous l’envoyez : sur demande, ou à votre initiative
- Conservé dans tous les cas au dossier de l’équipement, prêt pour le prochain Rapport de disponibilité
Ici, le compte rendu d’une intervention ; celui du trimestre va dans le Rapport de disponibilité
Compte rendu d’interventionRTU-07 · nettoyage de batterie et filtresAshcombe Tower · Toiture — est · mer. 21 oct. · D. OkaforPrêt · non envoyéEnvoyé au client · 15 h 52
- Équipement consigné, face de la batterie photographiée
- Batterie nettoyée de l’intérieur vers l’extérieur, ailettes redressées au peigne
- Jeu de filtres posé, RTU-05 à RTU-08
- Équipement relancé, contrôle de fonctionnement consigné
- Pièces et fournitures
- Nettoyant pour batterie · peigne à ailettes · jeu de filtres × 4
- Temps sur site
- 3 h 25 min
Note du technicien Le duvet des peupliers près du quai de livraison bouche cette batterie chaque été — à contrôler lors de la tournée de juin.
Illustration · client fictif · données d’exemple
Contrats de maintenance
Une année entière de tournées, en une seule signature.
La maintenance annuelle d’un bâtiment tient dans un seul devis d’intervention — le contrat de maintenance — où chaque type de visite est chiffré et cadencé séparément. Dès que votre client l’approuve, toutes ses tournées sont approuvées ensemble et placées dans le Planning de maintenance.
- Chaque tournée a son propre dossier, avec le prix du contrat et le protocole de chaque équipement
- Un dépannage entre deux tournées, ou une réparation repérée pendant l’une d’elles, est chiffré et facturé sur des lignes distinctes
- Chaque devis et chaque facture d’intervention porte le nom de votre entreprise, prêt à imprimer ou à enregistrer en PDF
Devis d’intervention · contrat de maintenanceAshcombe Tower · l’annéeDevis d’intervention approuvé
- Tournées de maintenance trimestrielles · tous les équipements4 tournées × $1,450
- Contrôles mensuels des filtres et courroies · CTA (centrales de traitement d’air)12 visites × $260
- Changements de saison · mise en route de la saison froide et passage au chauffage2 visites × $380
Approuver ce contrat de maintenance approuve chacune de ses tournées.
Illustration · client fictif · données d’exemple · vous fixez chaque fréquence
Paiements
Par carte en ligne, ou comme paient les groupes immobiliers dans le pays de votre client.
Dans les paramètres, choisissez parmi la liste de votre pays les moyens de paiement que vos clients peuvent utiliser. Les coordonnées que vous ajoutez apparaissent dans l’e-mail qui accompagne la facture d’intervention : la personne chargée de la comptabilité d’un groupe immobilier, d’une enseigne de supermarchés ou d’un hôpital voit exactement comment vous régler.
Moyens de paiementUS
Paiement par carte en ligne · au lancement
Moyens disponibles dans ce pays
- Zelle
- Venmo
- Cash App
- PayPal
- Virement ACH
- Virement international
- Espèces
- Chèque
- Apple Pay
- Google Pay
- Square
- Interac e-Transfer
- PayPal
- Virement bancaire
- Wise
- Espèces
- Chèque
- Apple Pay
- Google Pay
- Square
- SPEI
- OXXO
- Virement BBVA
- Virement Santander
- MercadoPago
- PayPal
- Espèces
- Virement bancaire
- Nequi
- Daviplata
- Virement Bancolombia
- PayU
- Efecty
- Baloto
- Espèces
- Chèque
- Virement bancaire
- WebPay
- Redcompra
- MACH
- Servipag
- Khipu
- Espèces
- Virement bancaire
- PayPal
- MercadoPago
- TodoPago
- Rapipago
- PagoFacil
- Espèces
- Virement bancaire
- Ualá
- Pix
- Boleto Bancário
- TED/DOC
- PayPal
- MercadoPago
- Espèces
- Virement bancaire
- PicPay
- Faster Payments
- BACS
- CHAPS
- PayPal
- Virement bancaire
- Revolut
- Monzo
- Wise
- Espèces
- Chèque
- Apple Pay
- Google Pay
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- Carte Bancaire
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- Lydia
- Revolut
- Bizum
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- MB Way
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Multibanco
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- PayID
- BPAY
- PayPal
- Virement bancaire
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
- POLi
- Virement bancaire
- PayPal
- Espèces
- Apple Pay
- Google Pay
La liste suit le marché choisi dans l’en-tête ; au lancement, le site se fiera à votre propre localisation.
Historique
Chaque étape de l’intervention, qui l’a franchie, et quand.
Chaque action est enregistrée avec l’heure et son auteur : vous, votre client ou le système. Quand la comptabilité du groupe immobilier demande ce qui a été approuvé et quel jour le paiement est arrivé, la réponse figure déjà dans l’onglet Historique.
HistoriqueRTU-07 · nettoyage de batterie et filtres
- VousDevis d’intervention envoyé
- ClientDevis ouvert
- ClientDevis d’intervention approuvé
- SystèmeAcompte demandé
- ClientAcompte payé
- VousTravail démarré · client prévenu par e-mail
- VousTravail terminé · client prévenu par e-mail
- ClientSolde payé · payée en totalité
- SystèmeConfirmation de paiement envoyée par e-mail
Illustration · client fictif · données d’exemple
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Le travail derrière chaque ligne que vous facturez.
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Questions
Sur les devis, les acomptes et les factures
Est-ce disponible maintenant ?
Pas encore. Devis d’intervention, contrats de maintenance, acomptes, factures d’intervention et enregistrements de paiement arrivent tous avec Frigalto au lancement ; chaque scène de cette page illustre un client fictif.
La facture d’intervention est-elle envoyée automatiquement à mon client ?
Non. Elle s’appuie sur les lignes de l’intervention elle-même, donc rien n’est saisi deux fois, et votre client ne la reçoit qu’après votre vérification et votre clic sur Envoyer.
Puis-je demander un acompte avant de commander les pièces ?
Oui, chaque fois que vous le souhaitez. Ajoutez-le au devis d’intervention en montant fixe ou en pourcentage ; l’intervention reste En attente d’acompte et ne passe à Planifié qu’une fois l’acompte payé par votre client.
Un seul devis peut-il couvrir la maintenance annuelle d’un bâtiment ?
Oui — c’est le contrat de maintenance. Chaque type de visite a un prix et une fréquence qui lui sont propres, et une seule approbation du contrat couvre toutes ses tournées.
Puis-je facturer un dépannage ou une réparation repérée pendant une tournée ?
Oui. Saisissez les pièces et les heures sur l’intervention ; chacune devient une ligne distincte de la facture d’intervention, pour que votre client sache ce que couvre chaque montant.
Accès fondateur
Chiffrer, réparer, être payé — sur un seul dossier.
L’accès fondateur est ouvert aux entreprises de maintenance CVC et froid commercial avant le lancement. Laissez votre nom et votre e-mail professionnel ; les nouvelles du lancement suivront dès qu’un e-mail de confirmation aura vérifié votre adresse.
Lancement avec 14 jours d’essai gratuit. Sans carte bancaire.