Cotizaciones de servicio · contratos de mantenimiento · Facturas de servicio
De un hallazgo en la azotea a pagado por completo.
Una deficiencia que tu técnico registró en la ronda, o un año de rondas para un edificio entero: cualquiera de los dos se cotiza una sola vez, en una Cotización de servicio. El equipo de mantenimiento de tu cliente la aprueba desde el enlace del email, un anticipo puede entrar antes de que pidas los repuestos y la Factura de servicio reutiliza las mismas líneas cuando el equipo vuelve a estar en servicio.
Del hallazgo al pago
Un serpentín y un solo registro, desde la cotización hasta el último pago.
En la ronda de octubre, tu técnico encontró sucio el serpentín del condensador del RTU-07 y los filtros de la azotea este por cambiar. Recorre la reparación a través de su registro: cada línea con precio una sola vez y nunca vuelta a capturar, y nada sale hacia el cliente sin tu envío.
- Ponle precio a la reparaciónUna limpieza profunda del serpentín del condensador con las aletas peinadas, un juego de filtros para los cuatro equipos de la azotea este y una revisión del equipo ya funcionando. Cada línea lleva un precio fijo — o cobra por hora cuando la azotea decide cuánto tarda.
- Envía la Cotización de servicioUn email lleva al equipo de mantenimiento del cliente a todas las líneas cotizadas y al anticipo que pidas. Pedir aprobación es decisión tuya: para trabajos chicos en un edificio que ya atiendes, sáltala y el trabajo pasa directo al Calendario de mantenimiento.
- El equipo de mantenimiento apruebaYa sea desde un celular en sitio o desde un escritorio en el corporativo, tu cliente aprueba la Cotización de servicio o la rechaza indicando el motivo. Ves en qué momento la abrió y qué respuesta dio.
- Un anticipo antes de los repuestosTambién es opcional, y se decide trabajo por trabajo: un importe fijo o cierta parte del total. Si lo solicitas, el trabajo espera con el estado Esperando anticipo, y en cuanto tu cliente paga cambia a Agendado.
- Inicia el trabajoEn la azotea, presiona Iniciar trabajo. El equipo de mantenimiento del cliente recibe un email avisando que empezó el trabajo en el RTU-07.
- Dalo por terminadoSerpentín limpio, aletas peinadas, filtros puestos, el equipo funcionando: presiona Completar. Tu cliente recibe un email que avisa que el trabajo terminó, y la Factura de servicio aparece con todas sus líneas ya puestas.
- La Factura de servicio, armada con esas líneasLas tres líneas pasan completas, restando el anticipo ya pagado. Revisa el total; un clic la envía.
- Pagado por completoEl saldo se abona a la Factura de servicio y tu cliente recibe un email que confirma que lo recibiste.
TrabajoRTU-07: limpieza de serpentín y filtrosAshcombe Tower · Azotea — este Pendiente de aprobaciónEsperando anticipoAgendadoEn cursoCompletadoPagado
DetallesCotizaciónPagosFacturaHistorial
- Limpieza profunda del serpentín del condensador y peinado de aletas, RTU-07$480
- Juego de filtros, RTU-05 a RTU-08$360
- Prueba de funcionamiento tras la limpieza, registrada en el equipo$160
- Anticipo · 30%$300PendientePagado
- Saldo$700PendientePagado
- Subtotal$1,000
- Anticipo pagado−$300
- Saldo pendiente$700
- Subtotal
- $1,000
- Anticipo (30%)
- $300
- Saldo después del anticipo
- $700
Factura de servicio · de este trabajoRevisar y enviarFactura de servicio · enviadaPagado
Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo. Cada precio cambia con el mercado que elijas arriba, en el encabezado.
Cuando entra el saldo
Un agradecimiento con el nombre de tu empresa y la factura pagada adjunta.
En cuanto tu cliente liquida el saldo, sale un email de agradecimiento con el nombre de tu empresa que lleva como adjunto la Factura de servicio, sellada como pagada — la copia que el área de cuentas del grupo inmobiliario archiva contra los costos de mantenimiento del edificio. Abre el adjunto como lo harían ellos.
- De:
- Tu empresa
- Para:
- Gerente de mantenimiento · Ashcombe Property Group
- Asunto:
- Tu empresa - Pago recibido
Tu empresa
✓Pagada
Hola:
Gracias: ya recibimos su pago por la limpieza del serpentín y los filtros del RTU-07 en Ashcombe Tower. La Factura de servicio queda sin nada por pagar.
- Fecha de pago
- vie 23 oct
- Método de pago
- Tarjeta en línea
- Monto pagado
- $700
- Saldo restante
- $0
¿Dudas sobre este pago? Basta con responder, y la oficina se comunicará con usted.
Factura de servicio · INV-2214RTU-07: limpieza de serpentín y filtros
Ashcombe Tower · Azotea — este
- Limpieza profunda del serpentín del condensador y peinado de aletas, RTU-07$480
- Juego de filtros, RTU-05 a RTU-08$360
- Prueba de funcionamiento tras la limpieza, registrada en el equipo$160
- Total$1,000
- Anticipo pagado · tarjeta en línea · 16 oct−$300
- Saldo pagado · tarjeta en línea · 23 oct−$700
- Saldo pendiente$0
Email de agradecimiento y Factura de servicio de ejemplo · cliente ficticio · importes en la moneda del mercado del encabezado
Registro de trabajo · opcional, lo envías tú
El serpentín antes, el serpentín después y cada paso en la azotea entre uno y otro.
Cuando el técnico da el trabajo por terminado, su Registro de trabajo ya está listo: cada paso tal como lo anotó tu técnico, una foto de antes y otra de después, los repuestos colocados y las horas en sitio. Déjalo en el registro del equipo, o mándalo al equipo de mantenimiento del cliente cuando lo solicite — o cuando sientas que el trabajo merece público. Nada lo envía en automático, y la Factura de servicio nunca se retiene por él.
- Se arma mientras tu técnico registra el trabajo, así no queda ningún informe pendiente en la oficina
- Sale únicamente con tu envío: porque lo piden o por iniciativa tuya
- Queda en el registro del equipo de todos modos, listo para el próximo Reporte de disponibilidad
Aquí, el registro de un trabajo; el del trimestre va en el Reporte de disponibilidad
Registro de trabajoRTU-07: limpieza de serpentín y filtrosAshcombe Tower · Azotea — este · mié 21 oct · D. OkaforListo · no enviadoEnviado al cliente · 15:52
- Equipo aislado, cara del serpentín fotografiada
- Serpentín limpiado de adentro hacia afuera, aletas peinadas
- Juego de filtros colocado, RTU-05 a RTU-08
- Equipo arrancado de nuevo, prueba de funcionamiento registrada
- Repuestos y materiales
- Limpiador de serpentines · peine de aletas · juego de filtros × 4
- Tiempo en sitio
- 3 h 25 min
Nota del técnico La pelusa de los álamos junto al andén de carga tapa este serpentín cada verano — conviene revisarlo en la ronda de junio.
Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo
Contratos de mantenimiento
Un año entero de rondas, con una sola firma.
El mantenimiento de un edificio para todo el año va en una sola Cotización de servicio — el contrato de mantenimiento — con cada tipo de visita con precio y calendario propios. Con la aprobación del cliente, las rondas del contrato quedan aprobadas a la vez y colocadas en el Calendario de mantenimiento.
- Cada ronda lleva su propio registro, con el precio del contrato y el protocolo de cada equipo
- Un llamado por avería entre rondas, o una reparación detectada durante una, se cotiza y se factura en líneas aparte
- Cada Cotización y cada Factura de servicio lleva el nombre de tu empresa, lista para imprimir o guardar como PDF
Cotización de servicio · contrato de mantenimientoAshcombe Tower · el añoCotización de servicio aprobada
- Rondas de mantenimiento trimestrales · todos los equipos4 rondas × $1,450
- Revisión mensual de filtros y bandas · manejadoras de aire12 visitas × $260
- Cambios de temporada · arranque de enfriamiento y cambio a calefacción2 visitas × $380
Aprobar este contrato de mantenimiento aprueba todas sus rondas.
Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo · cada frecuencia la defines tú
Pagos
Tarjeta en línea, o como pagan los grupos inmobiliarios en el país de tu cliente.
En la configuración, elige de la lista de tu país los métodos con los que tus clientes te pueden pagar. Los datos de cuenta que agregues se muestran en el email que acompaña la Factura de servicio, para que quien lleve las cuentas en un grupo inmobiliario, una cadena de supermercados o un hospital vea exactamente cómo pagarte.
Métodos de pagoUS
Tarjeta en línea · disponible al lanzar
Métodos para este país
- Zelle
- Venmo
- Cash App
- PayPal
- Transferencia ACH
- Transferencia cablegráfica
- Efectivo
- Cheque
- Apple Pay
- Google Pay
- Square
- Interac e-Transfer
- PayPal
- Transferencia bancaria
- Wise
- Efectivo
- Cheque
- Apple Pay
- Google Pay
- Square
- SPEI
- OXXO
- Transferencia BBVA
- Transferencia Santander
- MercadoPago
- PayPal
- Efectivo
- Transferencia bancaria
- Nequi
- Daviplata
- Transferencia Bancolombia
- PayU
- Efecty
- Baloto
- Efectivo
- Cheque
- Transferencia bancaria
- WebPay
- Redcompra
- MACH
- Servipag
- Khipu
- Efectivo
- Transferencia bancaria
- PayPal
- MercadoPago
- TodoPago
- Rapipago
- PagoFacil
- Efectivo
- Transferencia bancaria
- Ualá
- Pix
- Boleto Bancário
- TED/DOC
- PayPal
- MercadoPago
- Efectivo
- Transferencia bancaria
- PicPay
- Faster Payments
- BACS
- CHAPS
- PayPal
- Transferencia bancaria
- Revolut
- Monzo
- Wise
- Efectivo
- Cheque
- Apple Pay
- Google Pay
- Transferencia SEPA
- PayPal
- Transferencia bancaria
- Efectivo
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- Carte Bancaire
- Transferencia SEPA
- PayPal
- Transferencia bancaria
- Efectivo
- Apple Pay
- Google Pay
- Lydia
- Revolut
- Bizum
- Transferencia SEPA
- PayPal
- Transferencia bancaria
- Efectivo
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- MB Way
- Transferencia SEPA
- PayPal
- Transferencia bancaria
- Efectivo
- Multibanco
- Apple Pay
- Google Pay
- Revolut
- PayID
- BPAY
- PayPal
- Transferencia bancaria
- Efectivo
- Apple Pay
- Google Pay
- POLi
- Transferencia bancaria
- PayPal
- Efectivo
- Apple Pay
- Google Pay
La lista cambia según el mercado que esté elegido arriba; en el lanzamiento, el sitio se guiará por tu propia ubicación.
Historial
Cada paso del trabajo, quién lo dio y cuándo.
Cada acción queda anotada con la hora y con su autor: tú, tu cliente o el sistema. Así, cuando el área de cuentas del grupo inmobiliario pregunta qué se aprobó y qué día se pagó, la pestaña Historial ya lo muestra.
HistorialRTU-07: limpieza de serpentín y filtros
- TúCotización de servicio enviada
- ClienteCotización abierta
- ClienteCotización de servicio aprobada
- SistemaAnticipo solicitado
- ClienteAnticipo pagado
- TúTrabajo iniciado · email al cliente
- TúTrabajo completado · email al cliente
- ClienteSaldo pagado · pagado por completo
- SistemaConfirmación de pago enviada por email
Ilustración · cliente ficticio · datos de ejemplo
En el mismo registro
Lo que hay detrás de cada línea que facturas.
- De dónde salió el hallazgoCada equipo, sus inspecciones del sistema, sus deficiencias hasta el cierre, sus circuitos de refrigerante — y el Reporte de disponibilidad.Ver los registros
- Cada ronda aprobada, agendadaLas rondas de un contrato de mantenimiento caen en el calendario; cuando una se mueve, tu cliente se entera.Ver el calendario
- Tres planes, un solo registroDe un solo técnico a una empresa que lleva contratos de mantenimiento en los edificios de muchos clientes.Ver precios
Preguntas
Sobre cotizaciones, anticipos y facturas
¿Esto ya está disponible?
Todavía no. Cotizaciones de servicio, contratos de mantenimiento, anticipos, Facturas de servicio y registros de pago llegan todos con Frigalto al lanzarse; cada escena aquí ilustra un cliente inventado.
¿La Factura de servicio se le envía a mi cliente en automático?
No. Toma las líneas del propio trabajo, sin volver a capturar nada, y le llega a tu cliente únicamente cuando ya la revisaste y diste clic en enviar.
¿Puedo cobrar un anticipo antes de pedir los repuestos?
Sí, siempre que quieras. Agrégalo a la Cotización de servicio como monto fijo o porcentaje; el trabajo se detiene en Esperando anticipo y solo avanza a Agendado cuando tu cliente lo haya pagado.
¿Una cotización puede cubrir el mantenimiento de un edificio durante todo el año?
Sí — ese es el contrato de mantenimiento. Cada tipo de visita lleva precio y frecuencia propios, y una sola aprobación del contrato cubre todas sus rondas.
¿Puedo facturar un llamado por avería o una reparación detectada en una ronda?
Sí. Anota los repuestos y las horas en el trabajo; cada uno se convierte en su propia línea dentro de la factura, y tu cliente sabe qué cubre cada cargo.
Acceso fundador
Cotiza, repara y cobra — en un solo registro.
El acceso fundador ya está abierto a empresas de mantenimiento HVAC y refrigeración comercial antes del lanzamiento. Deja tu nombre y tu email de trabajo; las novedades llegan en cuanto un email de confirmación haya verificado tu dirección.
Lanzamiento con 14 días de prueba gratis. Sin tarjeta.